Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu

Từ khoá: Trí tuệ nhân tạo (AI); công tác văn phòng; hành chính công; tổ chức cán bộ; thông tin – tư liệu; chuyển đổi số.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra mạnh mẽ, chuyển đổi số trở thành xu thế tất yếu trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Intelligence) đang dần khẳng định vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ nhân dân. Đối với các cơ quan trong hệ thống chính trị, việc ứng dụng AI vào công tác văn phòng, đặc biệt tại các phòng tổ chức, hành chính, thông tin và tư liệu, không chỉ góp phần hiện đại hóa phương thức làm việc mà còn là yêu cầu cấp thiết để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch.

- Ứng dụng AI trong công tác tổ chức cán bộ

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu là công tác tổ chức, công việc này liên quan đến công tác cán bộ – một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng và then chốt của cơ quan. Thông qua hệ thống AI có thể tự động thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ hồ sơ cán bộ, giúp phát hiện các điểm nổi bật, những văn bằng, chứng chỉ của cán bộ, từ đó đề xuất vị trí việc làm phù hợp với chuyên môn để tăng hiệu quả sử dụng cán bộ, bên cạnh đó khi phát hiện cán bộ, viên chức thiếu văn bằng, chứng chỉ có thể gợi ý đề xuất tham gia các chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp. Mặt khác có thể sử dụng AI để hỗ trợ đánh giá năng lực cán bộ. Một số công cụ AI có thể tích hợp các tiêu chí đánh giá năng lực dựa trên hiệu suất công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và phản hồi từ các bộ phận liên quan, từ đó hỗ trợ cán bộ lãnh đạo trong quá trình đánh giá, quy hoạch và bố trí cán bộ. Bên cạnh đó việc áp dụng AI vào việc nhắc lịch công tác, theo dõi thời gian bổ nhiệm, luân chuyển hoặc nghỉ hưu giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác, kịp thời.

- Ứng dụng AI trong công tác hành chính

Công việc hành chính vốn mang tính chất lặp đi lặp lại, đòi hỏi sự chính xác và kịp thời. AI có thể thay thế con người trong nhiều khâu, tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Các phần mềm tích hợp AI có thể nhận diện chữ viết, trích xuất thông tin từ văn bản giấy hoặc file ảnh để chuyển thành văn bản số, sắp xếp và phân loại văn bản một cách tự động. Hệ thống văn phòng thông minh sử dụng AI có thể gợi ý luồng xử lý văn bản, cảnh báo trễ hạn và tối ưu hóa thời gian xử lý công việc.

- AI trong công tác thông tin và tư liệu

Với khối lượng dữ liệu, tài liệu lớn cần được lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng, AI trở thành “trợ lý thông minh” giúp cán bộ văn phòng làm việc hiệu quả hơn, cụ thể:

Tìm kiếm thông tin: Công cụ tìm kiếm sử dụng AI có khả năng hiểu ngữ nghĩa, truy xuất dữ liệu theo ngữ cảnh, giúp người dùng tìm đúng thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn so với tìm kiếm từ khóa thông thường.

Số hóa và quản lý tài liệu: AI hỗ trợ việc số hóa tài liệu bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), phân loại và lưu trữ tự động theo tiêu chí đã thiết lập. Điều này giúp đơn vị giảm thiểu tài liệu giấy, tiết kiệm không gian và tăng tính an toàn trong lưu trữ.

Phân tích dữ liệu: Các hệ thống AI có thể thống kê, tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu từ kho tài liệu lớn, hỗ trợ lãnh đạo trong công tác báo cáo, ra quyết định và hoạch định chiến lược thông tin.

 Một số khuyến nghị để triển khai hiệu quả AI trong công tác văn phòng

Để AI thực sự phát huy hiệu quả trong công tác văn phòng, cần có chiến lược triển khai đồng bộ và phù hợp với thực tiễn của mỗi đơn vị:

Một là, nâng cao nhận thức của cán bộ và đào tạo kỹ năng số: Cần tổ chức các lớp tập huấn, sinh hoạt chuyên đề để cán bộ, giảng viên hiểu rõ lợi ích và cách thức ứng dụng AI trong công việc. Không chỉ nhận thức, mà kỹ năng sử dụng công cụ số, phần mềm AI cũng cần được bồi dưỡng thường xuyên.

Hai là, lựa chọn công cụ phù hợp: Không nhất thiết phải ứng dụng công nghệ cao cấp và phức tạp. Cần chọn các giải pháp AI phù hợp với nhu cầu và năng lực triển khai của đơn vị, có thể bắt đầu từ những ứng dụng nhỏ, dễ triển khai như tự động hóa văn bản, chatbot nội bộ…

Ba là, tăng cường công tác bảo mật và an toàn dữ liệu: Việc sử dụng AI đồng nghĩa với việc chia sẻ dữ liệu cho hệ thống. Do đó, cần xây dựng quy trình quản lý dữ liệu an toàn, đảm bảo tính riêng tư và tuân thủ quy định của Nhà nước.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong công tác văn phòng là xu hướng tất yếu, góp phần hiện đại hóa bộ máy hành chính, nâng cao năng lực phục vụ và chất lượng công việc tại các cơ quan trong hệ thống chính trị. Tuy nhiên, công nghệ dù hiện đại đến đâu cũng cần con người sử dụng một cách chủ động, sáng tạo và có trách nhiệm. Do đó, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức phải luôn sẵn sàng đổi mới tư duy, nâng cao năng lực số và đồng hành cùng sự phát triển của công nghệ, để góp phần xây dựng trường chính trị đạt chuẩn.

[1] Bộ Thông tin và Truyền thông, Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, ban hành kèm theo Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

[2] T. Nguyen, "Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam," Tạp chí Quản lý nhà nước, số 315, tr. 23–27, 2023.

[3] IBM Corporation, "How Artificial Intelligence Is Transforming Office Operations," [Online]. Available: https://www.ibm.com/artificial-intelligence. [Truy cập: 20-1-2025].

[4] J. Brown, “AI in Government Administration: Emerging Trends,” Journal of Digital Governance, vol. 12, no. 2, pp. 45–60, 2022.

[5] Microsoft Vietnam, Giải pháp AI trong quản trị công và dịch vụ công, Hà Nội: Microsoft Vietnam, 2023.